Mengenal Robotic Process Automation (RPA) dan Keuntungannya

Kategori: 

Robotic Process Automation atau RPA merupakan teknologi otomasi berbentuk perangkat lunak yang melakukan jenis kerja tertentu (umumnya jenis pekerjaan rutin yang berulang dan berbasis aturan) secara otomatis. Otomasi menggunakan software RPA diterapkan untuk menggantikan tenaga manusia baik sebagian maupun secara keseluruhan.

Robotic Process Automation juga dapat dilihat sebagai suatu bot yang melakukan pekerjaan manusia dengan tingkat  yang jauh lebih tinggi. Bot dari software RPA mampu bekerja terus-menerus, tidak terhenti dan tanpa kesalahan. 

Mengenal Robotic Process Automation (RPA) dan Keuntungannya

Dalam penerapannya, RPA dapat berinteraksi dengan berbagai aplikasi internal, situs web, portal pengguna, dan fungsi interaktif lainnya. Sebagai gambaran, bot Robotic Process Automation dapat melakukan sebuah proses kerja dengan cara; masuk ke suatu aplikasi kemudian melakukan input data, membuka email dan lampiran, menghitung dan menyelesaikan tugas, lalu logout secara otomatis.

Fungsi Robotic Process Automation

Dari gambaran di atas maka istilah ‘robot’ dalam Robotic Process Automation RPA bukanlah robot fisik yang melakukan beberapa tugas fisik manusia seperti menaikan atau menurunkan barang berat dari kendaraan, membersihkan rumah dan pekerjaan fisik lainnya. Robot dalam Robotic Process Automation merujuk pada software yang membantu dalam mengotomatisasi tugas-tugas komputasi karyawan perusahaan. 

Perangkat lunak Robotic Process Automation RPA menjalankan fungsi utama sebagai alat otomatisasi proses yang sebelumnya dikerjakan secara manual untuk meningkatkan efisiensi. Melalui rangkaian proses mulai dari perekaman proses manual menjadi suatu skrip kemudian bot-bot menerima suatu instruksi untuk menjalankan proses otomatis berdasarkan skrip yang ada. 

Alur kerja atau tindakan yang dapat dijadikan sebagai skrip hanyalah alur yang bersifat berulang dan berbasis aturan. Kedua jenis alur ini memungkinkan alat RPA membuat sebuah peniruan untuk diterapkan di mesin otomatis. Jadi, tidak semua jenis pekerjaan atau tindakan karyawan bisa menggunakan teknologi otomatis RPA.

Skrip rekaman memastikan robot Robotic Process Automation mampu memproses tugas sebanyak mungkin sesuai kebutuhan dan prioritas. Sebagai contoh dalam pembuatan faktur, RPA digunakan untuk mengerjakan faktur secara otomatis dalam jumlah besar yang sebelumnya kesulitan ditangani oleh karyawan. Karena proses pengerjaannya repetitif dengan kaidah terstruktur maka RPA dapat diterapkan di dalam prosesnya. 

Pada pemanfaatannya, teknologi RPA memiliki tiga kategori, yakni:

  • Probot, merupakan bot untuk memproses data berbasis aturan dan yang bersifat berulang.
  • Knowbots, merupakan bot untuk mencari informasi yang dibutuhkan pengguna dengan menjelajahi internet.
  • Chatbot, merupakan bot yang bertindak dan menjalani fungsi sebagai agen virtual. Bot ini dirancang untuk menjalin komunikasi otomatis dengan customer secara real-time. Ketika agen atau customer service sedang tidak bekerja (offline) maka chatbot dapat digunakan untuk tetap terhubung dengan pelanggan.

Integrasi Antara RPA dengan Aplikasi Internal

Tanpa perlu pengkodean dan pemrograman, Robotic Process Automation mampu mengakses informasi yang berasal dari aplikasi-aplikasi internal di dalam sistem. Tujuan dari integrasi adalah demi proses otomatisasi itu sendiri. Contoh mudahnya telah disebutkan di atas, RPA mengakses email setelah mendapatkan perintah tugas secara otomatis.

Terdapat 2 cara paling umum dalam mengintegrasikan robot RPA dengan aplikasi lain di dalam sistem TI, yakni:

1. Integrasi RPA back-end

Integrasi back-end memungkinkan robot RPA mengakses aplikasi dan sistem yang berada di bawah kendali server RPA. Tugas-tugas back-office seperti laporan keuangan dan penjualan lebih optimal menggunakan metode ini. Pemrosesan klaim asuransi dalam skala besar pun dapat dilakukan menggunakan integrasi back-end. 

2. Integrasi RPA front-end

Integrasi front-end memungkinkan bot RPA melakukan otomasi langsung dari interface dan terhubung langsung dengan aplikasi-aplikasi desktop seperti SAP, PeopleSoft, dan Salesforce CRM. 

Baca juga: Office Automation & Alasan Mengapa itu Penting

Keuntungan Menggunakan Robotic Process Automation RPA dalam Industri

Keuntungan Menggunakan Robotic Process Automation RPA dalam Industri

Selain bahwa RPA telah mengotomatiskan jenis tugas repetitif dari tangan manusia, teknologi ini juga memberikan keuntungan sebagai berikut:

1. Penghematan Biaya

RPA memberi solusi bagi perusahaan untuk menghemat biaya operasional dalam jumlah besar. Dibandingkan mempekerjakan seorang karyawan untuk melakukan serangkaian tugas yang sama, adalah lebih murah biaya jika perusahaan menggunakan jenis dari teknologi ini.

2. Memperkecil kesalahan (Human Error)

RPA bekerja berdasarkan logika standar yang mana bot-bot tersebut tidak memiliki aspek kemanusiaan seperti rasa bosan, terganggu atau lelah. Maka dari itu, RPA memiliki tingkat akurasi yang tinggi dibandingkan manusia. Kesalahan dalam proses pengerjaan menjadi sangat kecil sehingga mengurangi pengerjaan ulang/revisi yang selama ini menjadi kendala terhadap efisiensi. 

3. Meningkatkan produktivitas

Tidak seperti manusia, software RPA bekerja lebih cepat, akurat dengan error yang rendah. Bahkan teknologi ini dapat digunakan terus-menerus tanpa waktu rehat. Dengan demikian, lama waktu suatu jenis pekerjaan lebih mudah ditentukan, lebih konsisten dan dapat diprediksi sehingga secara keseluruhan dapat meningkatkan produktivitas bisnis.

3. Ketepatan Terhadap Instruksi/Akurasi Proses

RPA bekerja berdasarkan logika dan data yang diinput serta hanya memproses berdasarkan instruksi yang diberikan. Oleh karena itu, kemungkinan salah interpretasi terhadap suatu instruksi akan sangat kecil.

4. Kepuasan Pelanggan Lebih Baik

Ketika software RPA diterapkan dalam sebuah bisnis atau perusahaan, maka interaksi antara agen dengan pelanggan menjadi lebih baik. Penggunaan Chatbot misalnya sangat bermanfaat dalam menjaga kualitas komunikasi yang mana dapat memberikan respons terhadap customer pada waktu-waktu CS sedang offline. 

Chatbot mengambil peran dalam menjaga kontak dengan pelanggan sehingga mereka tidak menutup sesi tunggu dan mau menunggu hingga admin CS merespon. 

5. Mudah Diaudit dan Aman Digunakan

Bot RPA hanya akan mengakses data setelah diberikan izin atau akses. Dalam penggunaannya, teknologi ini memiliki jejak audit yang detail dari keseluruhan aktivitas sehingga memudahkan proses audit yang diperlukan oleh bisnis.

6. User friendly

Dalam penggunaannya, RPA tidak memiliki hambatan teknis sehingga awam dan non teknis pun dapat mengoperasikannya bagi perusahaan yang menggunakannya. Kebanyakan perangkat lunak RPA tidak menggunakan kode-kode konfigurasi sehingga tidak harus memiliki keahlian pemrograman untuk menjalankannya. 

Baca juga: DCS Adalah: Pengertian, Cara Kerja, & Arsitektur

Integrasi Perangkat Lunak RPA Industri

Dalam proses bisnis, penggunaan RPA sudah cukup lama dicanangkan sebagai solusi efektif terhadap jenis tugas rutin yang membutuhkan akurasi tinggi. Perusahaan yang mengintegrasikan RPA dapat bermitra dengan perusahaan otomasi industri seperti Laskar Otomasi untuk mendapatkan manfaat optimal dari teknologi ini. 

Open chat