Office Automation & Alasan Mengapa itu Penting

Kategori: 

Office Automation atau OA merupakan sebuah konsep yang muncul ketika paradigma industri modern melihat kecepatan dan efisiensi sebagai dua hal penting untuk menunjang keberhasilan. OA memberikan solusi untuk mempermudah tugas staf kantor dan menghemat waktu yang dapat digunakan untuk hal-hal yang lebih produktif. 

Office Automation & Alasan Mengapa itu Penting

Mengapa Perlu Office Automation?

Dalam perkantoran modern, OA adalah pendekatan sempurna dalam menjalankan industri  dengan mengedepankan sistem kerja yang dinamis, transparan, akurat dan produktif. Pada dasarnya, peningkatan kualitas kerja dan efektivitas bisnis secara keseluruhan menjadi alasan mengapa integrasi OA terus dilakukan. 

Fungsi OA

Setidaknya ada empat fungsi penting yang diberikan oleh teknologi OA bagi perusahaan yakni:

1. Kualitas dan Akurasi Pengambilan Keputusan

Teknologi OA yang digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis data memberikan dampak yang signifikan terhadap proses pengambilan keputusan. Perusahaan didorong untuk menggunakan data yang lebih valid dalam mengidentifikasi tren, memahami kebutuhan pelanggan, serta membuat prediksi dan rancangan masa depan bisnis.

2. Pemantauan metrik dan KPI yang lebih baik

Melalui pemantauan metrik dan KPI (Key Performance Indicator) perusahaan dapat mengidentifikasi masalah sekaligus menemukan peluang untuk meningkatkan kinerja.

3. Meningkatkan performa karyawan

Menggunakan alat-alat produktivitas dalam menjalankan tugas, karyawan ditantang untuk lebih produktif dengan ritme kerja dinamis. Beberapa tools kolaboratif juga berdampak secara signifikan dalam menghasilkan hasil kerja sama yang lebih produktif.

4. Peningkatan kualitas komunikasi perusahaan

Komunikasi secara transparan dalam proses bisnis dapat ditingkatkan dengan pemanfaatan teknologi OA. selain itu, dukungan yang serupa juga diberikan terhadap layanan pelanggan dalam menjalankan peran sebagai penghubung antara perusahaan dengan konsumen. 

Manfaat Office Automation

Sesuai dengan fungsinya maka manfaat yang diperoleh perusahaan dalam menggunakan teknologi OA berupa:

1. Efisiensi kerja. 

Office Automation dioptimalkan untuk menghemat waktu, biaya dan tenaga dalam melakukan tugas administratif khususnya mengirim email dan memproses data. Memungkinkan karyawan fokus pada tugas penting lainnya sehingga terjadi peningkatan produktivitas.

2. Akurasi.

Kesalahan manusia dapat diminimalisir jika meskipun tidak dieliminasi seutuhnya. OA mampu menjalankan berbagai tugas dan fungsi dengan akurasi tinggi khususnya perhitungan matematis, memproses data, serta laporan keuangan.

3. Penghematan biaya.

Pemanfaatan dari teknologi ini mampu mengurangi tenaga karyawan tambahan dan outsourcing setelah beberapa proses kerja dijalankan secara otomatis dengan kecepatan dan akurasi yang baik.

4. Ketersediaan informasi.

Akses terhadap informasi menjadi lebih mudah dimana database perusahaan dapat digunakan oleh staf yang berkepentingan dari mana pun. Dengan demikian meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. 

5. Tingkatkan kualitas pelayanan.

Salah satu fakta yang ada bahwa OA telah meningkatkan kualitas pelayanan di bidang customer service berupa kecepatan respon dan akurasi jawaban; mempertahankan hubungan dan membantu meningkatkan loyalitas pelanggan.

6. Mengurangi kerja manual.

Mengotomatisasi beberapa tugas kantor artinya mengurangi upaya manual. Dengan demikian, SDM dapat dialihkan pada tugas-tugas kognitif atau tugas lain yang tidak dapat diotomatisasi. Human error dan upaya manual dapat menyebabkan kerugian bagi bisnis, baik secara finansial maupun dalam hal reputasi. Dengan otomasi kantor, bisnis dapat meminimalkan kesalahan manusia dan manual, dan meningkatkan akurasi dan konsistensi proses bisnis.

7. Mengurangi waktu pemrosesan.

Produktivitas dan efisiensi operasional telah ditingkatkan melalui teknologi otomatis yang mampu memangkas waktu proses dan memberikan kecepatan yang stabil. 

8. Meningkatkan transparansi dan sistem deteksi kesalahan.

Melalui otomatisasi alur dan cara kerja, perusahaan memiliki kemampuan untuk melacak setiap langkah dalam proses Dengan cara yang sama, perusahaan dapat meningkatkan proses tersebut sekaligus menemukan kesalahan.

Baca juga: Industrial Automation: Solusi Kontrol Proses Industri 4.0

Jenis Office Automation

Jenis Office Automation

Terdapat empat kategori utama dari office automation yang terdiri atas:

1. Pengelolaan Fasilitas (Facility Management)

Pengelolaan fasilitas atau Facility Management merupakan teknologi untuk mengatur penggunaan fasilitas kantor secara otomatis. Teknologi ini juga memungkinkan pengguna untuk memberikan, membatasi dan menolak akses ke fasilitas secara jarak jauh. 

2. Pengelolaan Akses (Access Management)

Pengelolaan akses atau access management merupakan teknologi office automation yang berguna untuk mengelola akses pengguna terhadap berbagai aplikasi, sistem, dan perangkat secara efisien. 

3. Produktivitas (Productivity)

Teknologi produktivitas berfungsi untuk menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi dalam tim terkait catatan dan informasi penting perusahaan.

4. Komunikasi (Communication)

Merupakan teknologi office automation yang berfungsi untuk membangun sistem komunikasi dan berbagi dokumen secara efisien. 

Aplikasi Office Automation dan Penerapannya

Berdasarkan keempat kategori utama di atas maka di bawah ini merupakan beberapa contoh teknologi OA dan penerapannya yang telah digunakan saat ini. 

1. Otomasi alur kerja.

Proses alur kerja dapat diotomatisasi dengan menggunakan aplikasi workflow management. Contohnya, alur kerja untuk persetujuan permintaan pembelian, alur persetujuan perubahan kontrak, dan alur persetujuan anggaran.

2. Otomasi pengolahan dokumen atau OCR.

Dengan menggunakan OCR (Optical Character Recognition), dokumen dapat di-scan dan diolah secara otomatis oleh sistem OA. Contohnya, data dari dokumen dapat diekstrak dan dimasukkan ke dalam sistem informasi bisnis tanpa perlu input manual.

3. Otomasi manajemen konten.

Salah satu aplikasi dalam Office Automation adalah alat manajemen konten. OA dapat memudahkan manajemen konten seperti dokumen, video, dan foto dalam perusahaan. Contohnya, penyimpanan dokumen yang diatur dengan sistem folder dan pengelompokkan dokumen yang dapat diatur dengan tags.

4. Otomasi pemesanan.

OA dapat memudahkan pemesanan barang dan jasa dalam perusahaan. Contohnya, pemesanan peralatan kantor seperti meja dan kursi, pemesanan makanan untuk acara, atau pemesanan tiket pesawat.

5. Otomasi manajemen keuangan.

OA dapat memudahkan manajemen keuangan seperti pengaturan anggaran, pengiriman dan penerimaan faktur, dan manajemen inventaris. Contohnya, penjadwalan otomatis pembayaran tagihan dan pengaturan pengingat untuk faktur yang jatuh tempo.

6. Otomasi manajemen proyek.

OA dapat membantu manajemen proyek dengan mengatur tugas dan jadwal yang dapat dipantau oleh anggota tim. Contohnya, otomatisasi tugas-tugas seperti pembuatan laporan, pengiriman email, dan tugas-tugas lain yang rutin.

7. Pengembangan aplikasi.

Pengembangan aplikasi khusus untuk memenuhi kebutuhan spesifik seperti sistem manajemen dokumen, sistem manajemen inventaris, atau sistem manajemen SDM.

8. Integrasi sistem.

Salah satu teknologi OA yang diandalkan saat ini adalah teknologi integrator yang berfungsi dalam mengintegrasikan beberapa tools dan alat produktivitas ke dalam dashboard kerja. Melalui integrasi maka tercipta peningkatan sistem kerja berupa otomatisasi proses.

9. Otomatisasi proses.

Teknologi ini berupa alat yang mengotomatisasi proses kerja dan bisnis termasuk pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, dan penjadwalan.

Baca juga: Apa Itu Otomasi Sistem Produksi dan Penjelasannya

Jasa Otomasi Office Automation

Beberapa teknologi OA sejauh ini dapat diintegrasikan dengan mudah oleh perusahaan ke dalam sistem kerja. Namun, untuk mendapatkan OA yang lebih spesifik dengan tujuan bisnis maka diperlukan profesional untuk mengintegrasikan tools dan sistem otomasi ke dalam sistem yang ada. 

Laskar Otomasi Gemilang merupakan penyedia jasa otomasi industri termasuk otomasi kantor; bermitra dengan brand-brand ternama dalam mentransformasi cara kerja konvensional ke sistem kerja integratif dan otomatis sesuai dengan misi klien. 

Open chat